Ledelse i hybride arbeidsmiljøer: Hvordan skape et velfungerende team på tvers av fysiske og digitale grenser
Å lede et team som er fordelt på ulike lokasjoner, kan være en krevende oppgave. I dag velger mange organisasjoner å kombinere kontorarbeid og fjernarbeid, og denne overgangen kalles ofte «hybrid arbeidsform». Med andre ord betyr dette at vi har et såkalt hybrid arbeidsmiljø, der noen medarbeidere sitter fysisk sammen, mens andre jobber hjemmefra eller fra ulike steder i verden. Ledelse i hybride arbeidsmiljøer handler derfor om å tilrettelegge for effektive arbeidsprosesser, fremme tillit og bygge en støttende kultur.
I denne artikkelen vil vi se på hva et hybrid arbeidsmiljø er, hvilke fordeler og utfordringer som følger med, og hvordan du som leder kan lykkes med ledelse i hybride arbeidsmiljøer. Vi vil også peke på sentrale strategier, vise til forskning og tilby praktiske tips for å håndtere både kommunikasjon og teamdynamikk.
Hva menes med et hybrid arbeidsmiljø?
Et hybrid arbeidsmiljø er en struktur der ansatte deler arbeidstiden mellom ulike lokasjoner. De kan være fysisk til stede på kontoret noen dager i uken og jobbe hjemmefra eller fra andre steder på andre dager. Denne fleksible modellen har blitt mer vanlig som følge av teknologisk utvikling og økt etterspørsel etter en bedre balanse mellom jobb og fritid.
Ledelse i hybride arbeidsmiljøer innebærer at lederen må håndtere en personalgruppe som både er til stede fysisk og samtidig jobber digitalt. Mange organisasjoner ser at denne modellen gir rom for produktivitet og selvstendighet, men den stiller også store krav til kommunikasjon, oppfølging og koordinering.
Fordeler og utfordringer med ledelse i hybride arbeidsmiljøer
Fordeler
- Økt fleksibilitet: Ansatte kan styre egen arbeidshverdag bedre. Fleksibel arbeidstid kan føre til redusert stress, høyere motivasjon og bedre trivsel.
- Større talentbase: Virksomheter kan rekruttere medarbeidere som ikke nødvendigvis bor i nærheten. Dette åpner for et større mangfold i kompetanse og kulturell bakgrunn.
- Kostnadsbesparelser: Mindre behov for kontorplass kan redusere driftskostnader. Samtidig kan ansatte spare tid og penger på pendling.
Utfordringer
- Kommunikasjonsbarrierer: Det kan oppstå misforståelser når en del av teamet samarbeider over digitale plattformer, mens andre sitter i samme rom.
- Manglende tilhørighet: Hjemmekontor kan føle seg ekskludert fra det sosiale fellesskapet på kontoret, noe som påvirker motivasjon og engasjement.
- Teknisk avhengighet: Et hybrid arbeidsmiljø krever at alle har riktig verktøy og en stabil internettforbindelse. Teknikken må fungere for at ledelse i hybride arbeidsmiljøer skal bli effektive.
Nøkkelelementer for vellykket ledelse i hybride arbeidsmiljøer
For å lykkes med ledelse i et hybrid arbeidsmiljø, må du som leder ha et bevisst forhold til tillit, kommunikasjon og kulturbygging. Flere studier viser at god ledelse i hybride arbeidsmiljøer krever aktiv tilrettelegging (Harvard Business Review, 2020).
Tydelig kommunikasjon
Alle i teamet bør ha tilgang til samme informasjon samtidig. Klar og konsis kommunikasjon bidrar til å unngå misforståelser og konflikter. Her kan digitale verktøy som Teams eller Zoom være til god hjelp, men det er viktig å unngå et «toveis-system» der kun noen mottar relevant informasjon. Samtidig er det avgjørende å legge opp til jevnlige møter, enten de er digitale eller fysiske, for å holde alle oppdatert.
Tillit og psykologisk trygghet
For at medarbeidere skal trives og yte sitt beste, må de føle seg trygge på at lederen har tillit til at de gjør jobben. I et hybrid arbeidsmiljø er det ekstra viktig å unngå mikrostyring. Vær heller tydelig på forventninger og mål, og la medarbeiderne selv finne den beste veien til resultatet. Ifølge en studie fra MIT Sloan Management Review (2021) er nettopp psykologisk trygghet blant de viktigste faktorene for teamenes suksess. Når ansatte føler seg respektert og hørt, er de mer tilbøyelige til å dele ideer, gi ærlige tilbakemeldinger og ta initiativ.
Kulturbygging og samhold
Ledelse i hybride arbeidsmiljøer krever at du jobber bevisst med å bygge en felles kultur. Dette kan for eksempel skje gjennom digitale sosiale sammenkomster eller jevnlige samlinger på kontoret. Målet er å skape en opplevelse av «vi-følelse». Husk at korte, digitale kaffepauser kan være like viktige som formelle statusmøter.
«Kultur er limet som holder en organisasjon sammen, spesielt når vi ikke lenger sitter skulder ved skulder.» – Utsagn tilpasset fra Harvard Business Review.
I Re Boot sin podcast Re Boot Life var vi så heldig å ha med Dominique Kost, forsker og førstemanuensis på BI. Der snakker hun om viktigheten av å bygge en god kultur og relasjoner. At ledere går foran som gode eksempler i det å skille jobb og privat. Det å klare legge fra seg jobben. Ha den gode dialogen med de ansatte. Passe på at den blir live og ikke over zoom. Hva kan ledere gjøre for å bygge overskudd? Være forbilder ved å ta ferier, og legge bort telefon i helger.
Barna våre ser jo opp til oss voksne, de lærer av oss. Jobber vi hjemme når barn er hjemme, vil de herme, lage egne hjemmekontor på rommene sine. Ta det til etterretning.
Konkrete råd for ledelse i hybride arbeidsmiljøer
Bruk av teknologi
- Oppgavedeling: Verktøy for oppgavedeling (Asana, Trello, Planner) kan gi god oversikt over hvem som gjør hva i et hybrid arbeidsmiljø.
- Kommunikasjonskanaler: Dedikerte kanaler for diskusjon, raske spørsmål og sosiale interaksjoner er gull verdt for å unngå informasjonskløfter mellom kontor og hjemme.
- Felles møteplattformer: Velg én plattform for møter, slik at alle vet hvor de skal møtes og hvordan man kobler seg på. Ha faste retningslinjer for videobruk, lyd og chat.
Gi tydelige mål og rammer
Når du driver ledelse i hybride arbeidsmiljøer, er det avgjørende å sette klare mål for hele teamet. Alle bør forstå hva som forventes av dem. Sørg også for at rammene for arbeidstid er tydelige, spesielt hvis folk jobber i forskjellige tidssoner. Dette skaper forutsigbarhet og reduserer stress.
Oppretthold en åpen og inkluderende dialog
Oppmuntre teamet til å dele ideer og perspektiver i både formelle og uformelle kanaler. Noen kan være mer komfortable med å uttrykke seg skriftlig, mens andre foretrekker muntlige diskusjoner. Uansett bør du tilrettelegge for at alle stemmer blir hørt.
Tilpass lederstilen
I et hybrid arbeidsmiljø er det sjelden én lederstil passer for alle. Noen ansatte kan trenge mer oppfølging, mens andre fungerer best med stor selvstendighet. Lær deg å gjenkjenne individuelle behov, og prøv å justere lederstilen din deretter.
Hvordan måle suksess i ledelse i hybride arbeidsmiljøer?
- Ledelse i hybride arbeidsmiljøer innebærer at du som leder må evaluere resultatene på nye måter. Siden du ikke nødvendigvis ser medarbeiderne fysisk hver dag, må du finne andre indikatorer for trivsel, produktivitet og samarbeid.
- Medarbeiderundersøkelser: Enkle pulsmålinger kan avdekke hvordan folk opplever arbeidshverdagen. Spørsmål om engasjement, trivsel og samarbeidskultur er relevant.
- Kombinerer du Re Boot sin kulturanalyse med medarbeiderundersøkelsen kommer du enda dypere i teamkulturen på arbeidsplassen, enklere å tilrettelegge tiltak.
- Måling av måloppnåelse: Sett klare og målbare suksesskriterier, slik at du vet om dere beveger dere i riktig retning.
- Kvalitative tilbakemeldinger: Avtal jevnlige samtaler med teamet for å forstå hva som fungerer og hva som bør forbedres.
Ifølge forskning utført av Gallup (2021) tyder mye på at team som opplever god støtte fra ledelsen i hybrid setting, rapporterer høyere grad av arbeidsglede. Dette slår positivt ut på både produktivitet og innovasjonsevne.
Slik bygger du en sterk organisasjonskultur i et hybrid arbeidsmiljø
En av de største misforståelsene ved ledelse i hybride arbeidsmiljøer er at kulturbygging er umulig når ikke alle er til stede fysisk. Tvert imot kan du som leder nå medarbeiderne på en mer variert måte, forutsatt at du bruker de riktige verktøyene og metodene.
- Skap felles verdier: Tydelige verdier fungerer som et kompass for beslutninger og atferd. Sørg for at alle kjenner og forstår dem, uavhengig av hvor de sitter.
- Fremhev individuelle bidrag: Gi ros og anerkjennelse for innsatsen til hver enkelt. Det hjelper teamet å se at alles rolle er viktig.
- Legg opp til uformelle møtepunkter: Digitale lunsjer, fredagsquiz eller korte kaffekopper på nett kan bidra til samhold.
Oppsummering
Ledelse i hybride arbeidsmiljøer er en mulighet til å skape en mer fleksibel, inkluderende og dynamisk arbeidskultur. Samtidig krever det målrettet arbeid med kommunikasjon, tillit, kultur og teknologibruk. Det handler om å forstå at noen jobber hjemmefra, mens andre er på kontoret, og likevel sørge for at alle føles som en del av samme team. Klar og tydelig kommunikasjon er alfa og omega, mens kulturbygging og individuell tilrettelegging sikrer motivasjon og engasjement.
Med riktig tilnærming kan et hybrid arbeidsmiljø bli en arena for vekst og innovasjon, der hver ansatt bidrar med sine unike egenskaper – uavhengig av fysisk lokasjon. Når ledelse i hybride arbeidsmiljøer praktiseres på en bevisst måte, skaper det rom for både høy produktivitet og økt arbeidsglede. Ikke glem at du som leder må se hver enkelt medarbeider, justere lederstilen etter behov og holde kommunikasjonen levende.
Konklusjonen er at et velfungerende hybrid arbeidsmiljø fordrer mer enn teknologi: Det handler om ledelse med fokus på menneskene bak skjermene. Når du lykkes med ledelse i hybride arbeidsmiljøer, legger du grunnlaget for en fremtidsrettet, bærekraftig og tilpasningsdyktig organisasjon – til glede for både ansatte og virksomhetens resultater.
(Kilder: Allen, T. D. et al., 2015; Gajendran, R. S. & Harrison, D. A., 2007; Harvard Business Review, 2020; MIT Sloan Management Review, 2021; Gallup, 2021)
Re Boot holder månedlige webinarer
26 februar holder vår kollega Ole Christian Sandvoll gratis webinar om -Hvordan holde motet oppe
Sikre deg plass og meld deg på her
Var artikkelen nyttig? Avtal en gratis samtale